CISS Software Oy

 

CISS Base Dokumentinhallinta

CISS BASE DOC -lisenssi kattaa tärkeän osan CISS BASE -OHJELMAN TIEDONHALLINNASTA. 

Dokumenttien hallinta, tiedostojen ja tietokannoissa olevien tietojen hallinta tarkoittaa laajasti ottaen TIEDONHALLINTAA. Kun tiedonhallinta on kunnossa, on seuraava kehitysaskel kommunikoiva tiedonhallinta.

CISS Base Dokumentinhallinta hallitsee tiedon kommunikoinnin dokumenttien ja käyttäjien välillä, mutta myös automaattisen kommunikoinnin tiedon ja dokumenttien välillä. Kommunikoiva tiedon hallinta tehostaa yrityksenne dokumenttien hallintaa merkittävästi enemmän kuin puhtaasti toimistodokumentteihin keskittyvä dokumenttien hallinta tai pelkkä arkistointijärjestelmä.

CISS Base DOC-lisenssin avulla hallitset kaikki dokumentit ja niihin liittyvän informaation, eri versiot, työnkulut, käyttäjien oikeudet,  jne. Lyhyesti sanottuna, sinulla on hallinnassasi yrityksesi kaikki digitaalisessa muodossa oleva tieto ja dokumentit, koko niiden elinkaarien ajan, hallitusti ja tietoturvallisesti.

CISS Base Dokumentinhallinta, joitakin esimerkkejä toiminnoista: ostolaskujen kierrätys (skannatut ja sähköiset), sähköpostien hallinta, automaattinen Intranet informaation päivitys, työnkierto kaiken tyyppisille dokumenteille, versionhallinta, dokumentin jäädytys, dokumentin elinkaaren hallinta, hälytystoiminnot dokumenteille/käyttäjille, voimallinen haku (Googleakin tehokkaampi), sisäinen viestijärjestelmä käyttäjille, jne.

Vuosikymmenien aikana asiakkailta saadun palautteen, kokemuksemme ja Microsoftin uusimman .NET-teknologian avulla olemme kehittäneet tiedonhallintaohjelman, joka tehostaa ja säästää tiedon ja dokumenttien hallintaan käytettyä aikaa jopa satoja tunteja vuodessa käyttäjää kohden.

Kommunikoiva dokumenttien hallinta tarkoittaa informaation ja käyttäjien/dokumenttien välistä kommunikointia. Dokumentti voi ilmoittaa halutulle henkilölle sopimuksen uusimisen tarpeellisuudesta, tai täyttää automaattisesti dokumentin sisällön ja ohjelma osaa päivittää automaattisesti  Intranetissä olevaa tietoa tai dokumenttia.

CISS Base Dokumentinhallinta on helppo omaksua, Windowsista tuttu puumainen rakenne  on kaikille tuttu. Nyt ei ole enää kerrassaan yhtään hyvää syytä pelätä. Ota käyttöön sähköinen dokumentinhallinta! 

CISS BASE ohjelman perusfilosofia onkin käytön ja käyttöönoton helppous ja siksi ohjelma soveltuu hyvin myös  pienille yrityksille ja yrityksille, joilla ei ole omaa IT-tukiorganisaatiota.

 CISSBaseLayOut_D1983

 Alla on näkymä CISS Base ohjelman selainversiosta.

CBselainversio

 

Dokumentinhallinta ja tärkeä visuaalinen näkymä tietoon

CISS Base Dokumentinhallinta tarkoittaa, että kaikki yrityksenne digitaalisessa muodossa olevat dokumentit voidaan yhdistää loogisiksi kokonaisuuksiksi ilman välikansioita. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin se, että dokumenttien muodostama rakenne esitetään myös visuaalisesti Windowsista tutussa puumaisessa rakenteessa (näet kaikki dokumentit, joihin sinulla on oikeus). Dokumentit eivät koskaan ole piilossa käyttöliittymän takana (josta vain oikeaan osunut haku ne voi etsimäsi dokumentin löytää). Kun sinulla on CISS Base, näet koko ajan mikä dokumenttien keskinäinen suhde on. Esimerkiksi tarjoukseen liittyvät sähköpostit ovat suoraan tarjouksen alla, tarjoukseen liitettynä (ei erillisessä kansiossa), kaikki joilla on oikeus nähdä tarjous, näkevaät myös kaikki tarjoukseen liittyvät sähköpostit. Sähköpostien kopiot eivät enää sinkoile ympäri taloa.

Ei rajanvetoa teknisiin dokumentteihin 

CISS Base DOC -lisenssin avulla käyttäjä hallitsee myös kaikki CAD-dokumentit ja rakenteet. Ohjelman avulla käyttäjä voi täyttää eri CAD-ohjelmien otsikkotaulu- ja muutoskentät. CISS Base DOC osaa täyttää myös AutoCAD LT:llä tehdyt otsikkotaulut.

CISS Base Dokumentinhallinta ohjelman esikatselutoiminnolla käyttäjä voi katsella ja tutkia kaikenlaisia 2D- ja 3D-CAD dokumentteja, 3D malleja ja 3D rakenteita. Esikatselu näyttää myös Microsoftin Word, Excel, Outlook (meilit) yms. toimistodokumentit.

Dokumentinhallinta laajennettavissa PDM-järjestelmäksi 

3D CAD ohjelmia käyttävien suunnittelijoiden tarpeisiin on laajempi PDM lisenssi, jonka osana on myös täydellinen dokumenttien hallinta. Kaikki suunnittelijat tuottavat myös Word, Excel, PDF, jne. -dokumentteja, lisäksi on melkoinen määrä sähköposteja. PDM järjestelmä, jossa ei ole myös kunnollista dokumenttien hallintaa on susi. CISS Base hallitsee sekä kaikki toimistodokumentit, että CAD dokumentit, 3D mallit, 3D rakenteet, nimikkeet, jne.

Tietoturva 

Tehokas dokumentin hallinta vaatii aukottoman tietoturvan. CISS Base ohjelman tietoturva on huippuluokkaa. Käyttäjä näkee puussa vain hänen roolinsa  mukaan sallitut dokumentit ja kansiot. Muut dokumentit, kansiot ja rakenteet ovat näkymättömissä ja siksi tietoturvaan voi kaikissa tilanteissa luottaa. Varatut dokumentit ovat vain varaajan muokattavissa, muut voivat toki katsella ja tulostaa varattuja dokumentteja.

Ryhmätyöskentely, Internet, off-line työskentely ja tiedonsiirto 

CISS Base Dokumentinhallinta mahdollistaa ryhmätyöskentelyn. Yhden henkilön muokatessa päädokumenttia voivat muut ryhmän jäsenet muokata liitteitä ja liittyviä dokumentteja. Kuitenkin kaikki ryhmän jäsenet näkevät omalta koneelta koko ajan, mitä muut ryhmän jäsenet ovat saaneet aikaan. 

CISS Base -ohjelman käyttäjät voivat sijaita missä päin maailmaa tahansa. Selaimella pääsee käsiksi sallittuihin dokumentteihin ja tietoihin missä vain selain toimii.

CISS Base ohjelman “salkku”-ominaisuuden ansiosta käyttäjä hallitsee automaattisesti myös matkalle mukaan otetut dokumentit ja niiden automaattisen palautuksen matkan jälkeen.

CISS Base Dokumentinhallinta merkitsee myös helppoa tiedon ja dokumenttien siirtoa yrityksen muihin järjestelmiin. Tiedonsiirto onnistuu helposti ohjelman Import ja Export toimintojen avulla. Tiedonsiirto tehdään yleisessä käytössä olevien  standardien mukaisesti.