CISS Software Oy

 

CISS Base - Kommunikoiva Tiedonhallinta

On hyvin tavallista, että yrityksen dokumentinhallinta ja myös jokaisen työntekijän tiedonhallinta hajautuu useihin eri järjestelmiin. Johto, taloushallinto, myynti, markkinointi, suunnittelu, osto, tuotanto, logistiikka, jne., kaikki katsovat tiedon- ja dokumentinhallintaa omasta näkökulmastaan. Jokainen esimies ja vastuun kantaja painottaa sen järjestelmän käyttöä, joka tukee omaa tai oman organisaation toimintaa. Samaa tietoa veivataan turhaan moneen kertaan. Osa dokumenteista on omalla työasemalla, osa CRM/ERP:ssä ja suurin osa on serverin projektikansioissa.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Base yhdistää yrityksen organisaation yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi, hallitusti ja tietoturvallisesti. Tiedonhallinta on muutakin kuin dokumentinhallintaa. CISS Base hallitsee käyttäjän tietoa ja tieto on yhden kerran yhdessä paikassa, siksi CISS Base on koko organisaation kanssa yhteensopiva ohjelma.

Sähköpostit ovat usein hajallaan, muilla ei ole pääsyä toisten sähköposteihin ja joskus tärkeätkin sähköpostit jäävät omalle koneelle. Normaali toimintatapa on, että sähköpostin saaja lähettää sähköpostin varmuuden vuoksi monille henkilöille… lopputulos on, että sähköposti tallentuu moninkertaisesti usealle henkilölle. Ns. ”turhien” sähköpostien lukeminen ja käsittely vie aikaa kymmeniä tunteja vuodessa.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Base hallitsee suvereenisesti sähköpostit ja niiden tallennuksen tarkasti oikeaan kohteeseen ja jopa tarkasti oikean dokumentin alle. Kun sähköposti on CISS Basessa, voi käyttäjä olla varma, että CISS Baseen siirretty sähköposti tavoittaa oikeat henkilöt ja varmuuden vuoksi sitä ei tarvitse lähettää kenellekään.

Tekniset dokumentit, joita esim. CAD –ohjelmat tuottavat, ovat omassa paikassaan. Yleensä muilla kuin suunnittelijoilla ei ole niihin kunnon pääsyä. Muiden kuin suunnittelijoiden on erittäin vaikea selvittää, mikä on viimeisin versio 3D-mallista tai 2D-piirustuksesta.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Base on myös aito 2D/3D PDM-ohjelma, joka on integroitu kaikkiin markkinoilla oleviin merkittäviin 2D- ja 3D CAD – ohjelmiin. Version hallinta, tuoterakenteen hallinta, nimikkeiden hallinta jne., CISS Base hallitsee kaiken. Lue lisää PDM-ominaisuuksista PDM-sivuiltamme.

Tiedon jakeluun voi olla myös monia eri järjestelmiä, Intranet, Extranet, jne. Usein talon sisäinen Intranet tarjoaa lukemista, mutta tuotettu tieto ei päivity Intraan automaattisesti, vaan se pitää erikseen päivittää.

Näin sen ei tarvitse olla.
Kun tietoon tai dokumenttiin tulee päivitys, huolehtii CISS Base sen automaattisesta päivittämisestä Intranetiin. Voit vain kuvitella sitä ajan ja vaivan säästöä vuodessa. Ja mikä parasta, oma henkilöstö alkaa luottaa Intrassa olevan tiedon ajantasaisuuteen. CISS Basen avulla Intra onkin tiedon hallitsija eikä tiedon hautausmaa.

Lukuisat kopiot dokumenteista, mikä on viimeisin versio, onko dokumentti tavoittanut oikeat henkilöt jne. Käyttöoikeuksien hallinta hankaloittaa työtä, kun pitäisi päästä tietoon eikä pääse ja päinvastoin. IT-henkilöstöä kuormitetaan suotta kaiken maailman asioilla.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Base on aito, nykyaikainen ja myös selaimen päällä toimiva dokumenttien hallintaohjelma. Käyttöoikeuksien hallinta on suorastaan naurettavan helppoa. Version- ja väliversioiden hallinta takaa 100% varmuudella, että käyttäjä tietää mikä versio hänellä on kuvaruudulla. IT-henkilöt voivat keskittyä oikeasti IT-asioihin, eikä hihasta nykijöitä ole. Viimeinkin IT-henkilöt saavat syödä rauhassa, ei tarvitse tehdä töitä ruokapöydässä.

Tiedon etsimiseen kuluu yhä enemmän aikaa. Pitkän ja aikaa vievän etsimisen jälkeen etsitty tieto saattaa löytyäkin. Paljon myös tehdään dokumentteja uudestaan, kun dokumenttia ei vain löydetä.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Basen Googleakin tehokkaammat etsi-komennot takaavat tiedon löytymisen. Normaali hakuaika on alle kymmenen sekuntia. Takaamme, että CISS Base käyttäjä säästää vuosittain kymmeniä, jopa satoja tunteja työaikaa em. ongelmien poistumisesta johtuen.

Laitteita tai järjestelmiä toimittavien talojen projektipäälliköllä on usein kova ponnistus selvittää mikä laite tai versio laitteesta on asiakkaalle toimitettu ja mitä asiakkaan kanssa on sovittu.

Näin sen ei tarvitse olla.
CISS Base on myös projektien ja laitteiden ja niiden versioiden hallitsija. CISS Base tietää sähköpostin tarkkuudella, millainen laite asiakkaalle on toimitettu ja mitä asiakkaan kanssa on sovittu. Varaosamyyjän stressitaso laskee ja häneltä loppuu ainainen oikean version etsiminen. Varaosamyyjä syöttää hakuun laitteen nimen ja pyytää CISS Basea näyttämään mitäs tälle asiakkaalle tulikaan toimitettua viime vuonna.

CISS Base -ohjelmisto hoitaa kaikki edellä kuvatut tiedonhallinnan ongelmat historiaan ja vielä paljon muuta. No nyt viimeinkin lukija voi ajatella, että eihän tuollaista ohjelmaa ole olemassa.
Ei olekaan, nimittäin kilpailijoillamme
.

Econocap kehottaakin sinua toimimaan jo tänään, niin saat tehokkuusedun kilpailijoihisi verrattuna. Ota yhteyttä ja pyydä Econocapin edustaja käymään ja esittelemään tätä ”ihmeohjemaa”.

Tiedonhallinnan kehitys on myös

liiketoiminnan kehittämisprojekti

Kysymys: Miten norsu syödään? Vastaus: Pala kerrallaan.

Kun haluat nostaa koko yrityksesi tiedonhallinnan uudelle tasolle, se ei onnistu ilman vaivannäköä. Tavoitteeseen pitää edetä pala kerrallaan. Tarvitaan ammattitaitoinen ja kokenut toimittaja, joka ymmärtää laajasti eri toimialojen liiketoimintaa.

Omalle väelle pitää budjetoida aikaa projektin läpiviemiseen. Koko yritystä koskevan tiedonhallinnan tehostaminen ei ole yksinkertaista ja nopeaa, vaan läpimenoaikaan pitää varata viikkoja ja yrityksen parhaat asiantuntijat. Tämän tietäen useat toimittajat markkinoilla tarjoavat pisteratkaisuja, kuten ostolaskujen kierrätys, toimistodokumenttien hallinta, jne. Pisteratkaisut edustavat viime vuosituhannen ajattelua ja usein myös teknologiaa. Aikaisemmin ei ole ollut teknisesti mahdollista luoda CISS Basen kaltaista kokonaisjärjestelmää, ainakaan järjelliseen hintaan.

Econocapin henkilökunta ymmärtää yleisen tiedon ja dokumentinhallinnan lisäksi suvereenisti myös mekaniikkasuunnittelijoiden ja tehdassuunnittelijoiden 2D/3D maailmaa yli 20 toimintavuoden tuomalla kokemuksella. CISS Basen vahvuus on siinä, että se tukee kaikkia toimintoja ja järjestelmän voi ottaa käyttöön yrityksen toimiala kerrallaan ja sitä voi laajentaa pala kerrallaan, aina tarpeen mukaan.

Varo helppoheikkejä

Markkinoilla on paljon pisteratkaisuja tarjoavia toimittajia, jotka pyrkivät ”heittämään” uuden järjestelmän sisään ja tärkein viesti on se, että mikään ei muutu. Jotkut tarjoavat ilmaisversiota ensin ja sillä keinoin jalka ovenrakoon. Myöhemmin sitten havahdutaan, että tarvitaan maksullinen versio ja paljon konsultointia. Toimittajat usein kehuvat, ettei tarvita koulutusta ollenkaan, kun käyttöliittymäkin on tuttu Windows Explorer.

Vähän ajan kuluttua sitten huomataan, että mikään ei todellakaan muuttunut. Ei tapahtunut merkittävää tehokkuuden lisäystä. Jonkin verran saattaa toimistodokumenttien osalta tulla parannusta, mutta useimmiten teknisten dokumenttien hallintaongelma on ennallaan. CAD-toimittajat väittävät, että vain heidän PDM on toimiva ratkaisu. Yleensä ne ovat luonteeltaan suljettuja ja muiden käyttäjien osalta pelkästään katselukin vaatii maksullisen lisenssin. Tiedonhallinnan kokonaisuus jäi odottamaan todellista parannusta.

”Rivi pisteitä ei ole yhtenäisen viivan korvike”.

CISS Base ja Econocap Engineering Oy ovat erilainen yhdistelmä.

Aika ajoin törmäämme näihin edellisessä kappaleessa kuvattuihin tapauksiin. 
Dokumenttien hallinnan ostajan on usein vaikea ymmärtää, että CISS Base on ohjelmana erilainen ja että Econocap Engineering Oy on toimittajana erilainen. Econocap haluaa aidosti auttaa, me laitamme yhdessä asiakkaamme kanssa asiat kuntoon aikaa ja vaivaa säästämättä, ja kiinteään hintaan. Nykyaikaisen teknologian avulla ja asiakkaan tarpeet huomioiden, me onnistumme ennalta asetetussa tavoitteessa, tietenkin yhdessä asiakkaamme kanssa.